До Нового года осталось всего ничего. Кто-то уже отметил корпоративный праздник, другим осталось купить платье и подарок к «Тайному Санте», а мы подводим итоги. В этом году сотрудники банкетной службы «Ресторанного рейтинга» снова подбирали петербуржцам рестораны для новогодних банкетов, объясняли, куда пойти с труппой саксофонистов, а где получится провести мини-квест. Однако в большинстве случаев у заказчиков банкетов возникают одни и те же вопросы, а у нас сложилась памятка с ответами для новичков. За исключением пары нюансов, эти же правила актуальны также и для тех, кто готовится к свадьбе. Делимся самым важным.
Когда пора бронировать банкет?
Качественный новогодний банкет принято готовить за 3-6 месяцев. Крупные компании начинают поиск площадок уже летом, остальным хорошо бы забронировать ресторан к октябрю. При этом хороший ужин для небольшого коллектива посильно устроить за 2-3 недели. Самые удачные даты - пятницы и субботы - разбирают загодя, зато в последний момент больше шансов получить скидку, если вы готовы на уступки: выбрать будний день, отказаться от караоке, предпочесть фуршетное накрытие. Еще одна хитрость - оставить праздник на январь. 11-13 января - популярные даты для постновогодней ностальгии, а цены уже несезонные.
Чем будут кормить?
Сколько будем пить?
Норму выпитого на банкете сотрудники ресторанов видят так: полбутылки вина, 300 мл крепкого алкоголя, литр безалкогольных напитков. При этом в обычное банкетное меню включают всего бокал-другой вина, и то не всегда. Решить вопрос можно тремя способами:
- Заказывать напитки по меню - самый дорогой, зато и надежный способ. В некоторых случаях можно договориться об определенном депозите на бар, сверх которого гости будут оплачивать напитки их своего кармана.
- Принести свои напитки. В большинстве ресторанов это вполне возможно, но только при соблюдении некоторых из перечисленных ниже условий: наличие кассового чека (по нему может начисляться «пробка», целостность упаковки (это и в ваших интересах, поверьте), оплата пробкового сбора (обратите внимание - он может начисляться как по количеству бутылок, так и по количеству гостей).
- Заказать напитки у поставщиков ресторана. Такой «мелкооптовый» вариант может оказаться даже выгоднее закупок в обычном супермаркете (многие из которых закупаются у тех же самых поставщиков и добавляют свой «интерес»).
Зависит от вас. Есть 3 варианта: приходить в ресторан, где работает своя шоу-группа, обратиться к партнерам ресторана за организацией праздника «под ключ» или искать артистов и других помощников (флористов, ведущих, фотографов) самостоятельно. В последнем случае останется больше пространства для маневра, если важно, чтобы вечер был устроен специально для вас, а не повторял растиражированный на сотнях банкетов сценарий.
На сколько часов брать ресторан?
Обычная длительность корпоративного банкета - 5-6 часов. Понятно, что можно веселиться и дольше, но будьте начеку - за продление праздника после 23:00 в большинстве заведений просят дополнительную арендную плату. Чтобы уложиться и сэкономить на такси для сотрудников, начинайте вечер не позже 17:00-18:00.
А места всем хватит?
Если вам кажется, что 100 человек в этом крохотном кафе никак не разместятся, то вам не кажется. Для комфортного вечера каждому гостю полагается 2,5-4 м2 личного пространства, в ресторанах же часто завышают собственную вместимость (самый распространненый вариант - публикация данных о вместимости на фуршеты, «стоячий» формат мероприятия, который предполагает гораздо большую плотность столов). Еще о «ГОСТах»: не всегда на частные мероприятия выделяют достаточное количество официантов. Если компанию из 50 гостей обслуживает 2 человека - возможны накладки. Оптимальный вариант: 1 официант на 8 гостей; даже самый опытный сотрудник вряд ли обеспечит качественный сервис компании, в которой больше 15 персон. Узнайте заранее, на какой сервис рассчитывать, за незначительную доплату штат помощников увеличат, всем будет спокойнее.
Павел Дягилев
ведущий мероприятий, конферансье
При выборе площадки под корпоративный вечер необходимо понимать основные задачи. Это касается комфорта при заполненности зала. Рестораны всегда завышают цифру максимального количества гостей, потому что не заинтересованы в развлекательной программе и дополнительных развлечениях. Поэтому называют число исходя из имеющихся столов, стульев или размеров помещения от стены до стены. Чтобы осталось место для танцев и комфортного проведения программы, от максимальной вместимости, которую называет ресторан, нужно отнять 20-30 человек (3-4 стола). Если в зале есть сцена, то это количество можно сократить до 10-15 человек (1-2 стола). Под завязку зал можно наполнить, если есть отдельный танцпол и сцена для программы. В остальных случаях нужен свободный проход гостям, место под танцы и как минимум место, где будет работать ведущий, чтобы он неожиданно не возникал между столиков.
А если все пойдет не так?
Чтобы праздник прошел гладко, сценарий вечера составляют заранее. Все: от вступительной речи ведущего до выноса закусок и времени начала «Тайного Санты» расписано по минутам в специальном документе. За его исполнением следит специальный сотрудник - банкетный менеджер. В зависимости от сложности мероприятия, суммы заказа ресторан решает, выделить специалиста на весь период работы - от заключения договора до окончания мероприятия - или только на этап подготовки.
Закрепить результат. Перед выходом в поле рекомендуем пройти проверочный тест - узнайте, сможете вы устроить вечеринку года или звания пати-мейкер вам не видать?
О нас
Если стало не так страшно, но куда идти на следующий банкет до сих пор решительно непонятно, звоните нам. Банкетная служба Restorating бесплатно составит подборку подходящих именно вам ресторанов и банкетных залов, проконсультирует по стоимости меню и цене пробкового сбора, подскажет, куда разрешат принести свое оборудование, а в каких ресторанах работают штатные певцы. Мы решаем самые непредсказуемые вопросы уже 18 лет, и в среднем помогаем проводить по 15 банкетов в день.
Коллектив по праву считается второй семьей, ведь на работе человек проводит большую часть своего времени. Именно поэтому многие праздники отмечаются не только в кругу близких, а и с коллективом. Помимо общих праздников существуют и профессиональные. И все эти мероприятия объединяются под общим названием – корпоратив. Чтобы собрать сотрудников компании и устроить грандиозную вечеринку, может быть масса поводов: день рождения организации, удачно завершенный квартал, выход компании на новый уровень. Корпоратив – масштабное мероприятие, а это значит, что к его организации нужно подойти очень серьезно. Лучшим местом для проведения такой вечеринки является клуб или ресторан. Не менее важными элементами данного события считаются хорошая развлекательная программа, праздничный стол, огромный торт с доставкой прямо к празднику и отличные коктейли.
Заказ зала
Планируя, как отметить корпоратив в ресторане, следует учесть массу деталей. Только в этом случае праздник получится по-настоящему хорошим. Ресторан для мероприятия нужно заказывать заранее. При этом стоит помнить, что, например, на новогодние праздники залы бронируются за 2-3 месяца до даты проведения торжества. Банкетный зал нужно выбирать достаточно просторный, чтобы в нем с комфортом могли расположиться все присутствующие. Стоит помнить, что гости будут не только сидеть за столом, а и общаться, потому отличным вариантом станет зал с лаунж-зоной и площадкой для танцев.
Меню для корпоратива
Важное значение стоит уделить для корпоратива. Празднование длится несколько часов и люди хотят в это время расслабиться и отдохнуть. Потому блюда и алкоголь нужно выбирать тщательно. Предпочтение стоит отдать легким напиткам – шампанскому и винам, а также коктейлям. Собираясь отмечать корпоратив в ресторане, количество крепкого алкоголя стоит вести к минимуму - обстановка хоть и неформальная, но все же участникам праздника предстоит работать вместе в дальнейшем. Поэтому лучше обойтись вином, которое можно заказать в интернет магазине вина , цены приятно вас удивят.
Во многих заведениях гостей сразу по прибытию угощают коктейлем или аперитивом. В это время сотрудники компании могут немного пообщаться, а уже затем следовать к столу. Еды должно быть достаточно. Как показывает практика, на столе должны быть в достаточном количестве представлены различные закуски. Вместе с тем, не стоит организовывать слишком длительную трапезу с большой сменой блюд, иначе праздник рискует превратиться в унылое застолье.
Позаботьтесь о развлечениях
Корпоратив является отличной возможностью для сотрудников пообщаться в неформальной обстановке, а кроме того – хорошо отдохнуть. Поэтому собираясь отмечать корпоратив в ресторане, о стоит подумать заранее. Для ведения вечеринки можно пригласить конферансье, который составит интересную и увлекательную программу. Если повод для праздника весьма весомый, можно пригласить артистов, которые будут развлекать публику. Часто на подобных мероприятиях проводятся небольшие конкурсы. Стоит помнить, что людям придется потом вместе работать, потому следует отказаться от конкурсов, которые могут опорочить чью-то репутацию.
Корпоративный торт
Торт для корпоратива – тема, заслуживающая отдельного внимания. Это символ торжества, а потому он должен быть большим и обязательно красивым. Для оформления корпоративных тортов существует масса великолепных идей. Здесь может быть изображен логотип компании или присутствовать надпись с описанием повода для праздника. Смотреться такой праздничный торт будет по-настоящему торжественно. Обычно такие шедевры – одноярусные и довольно большие. Подобная форма дает возможность выполнить соответствующее оформление. Позже такой торт будет очень удобно нарезать и раскладывать по тарелкам.
Торжественный момент
Перед тем, как отметить корпоратив в ресторане, нужно полностью распланировать и продумать до мелочей всю программу. То, что кажется импровизацией, на самом деле тщательно подготовлено. Важным моментом является оглашение причины корпоратива. В это время поднимают бокалы и говорят тосты, что принято ознаменовывать не только шампанским, а и выносом торта. Такой ход очень хорошо подчеркивает торжественность момента. Время на выступление с речью руководства компании нужно выделить заранее. Этот вопрос обязательно следует согласовать с ведущим и внести его в программу. В первой трети мероприятия, как правило, звучат официальные заявления, которые произносят первые лица или руководство. Далее идет развлекательная программа, конкурсы, а позже – танцы.
Хороший отдых является залогом эффективной работы. Потому праздники для сотрудников компании должны быть максимально яркими и запоминающимися. Затраченные на корпоратив средства полностью компенсируются положительным климатом в коллективе и отличными результатами.
Приближается праздник, и не рядовой, а значительный – торжество по случаю юбилея, годовщины важного события, свадьбы! Вы заранее готовитесь, обдумываете все до мелочей: какой ресторан или кафе выбрать, каких музыкантов пригласить, как должен выглядеть зал, и наконец, дело доходит до банкетного меню.
Главное - все рассчитать правильно
Составить список участников праздника – первый шаг, который поможет предусмотреть все нюансы будущего застолья. В нем можно учесть возраст, соотношение мужчин и женщин, национальность, вкусы участников, благодаря чему на банкете каждый сможет не только утолить голод, но и получить истинное удовольствие, оценить внимание хозяев.
Хороший праздник начинается с кошелька, и чтобы рассчитать бюджет, нужно хорошо подготовиться к встрече с администратором - самим составить приблизительное меню.
Говорят, что Бог создал пищу, а дьявол – поваров. Если вы знакомы с качеством работы поваров в избранном вами заведении, обсуждение меню с ответственным за организацию будет касаться только перечня конкретных блюд, декорирования зала, расстановки столов, цены. Но в противном случае, лучше потратить время и предварительно посетить ресторан, заказав несколько блюд из банкетного ассортимента.
Составляем приблизительное меню: из чего исходить?
Опыт подсказывает, что по-настоящему содержательное меню должно ориентироваться на такие пропорции:
- холодных закусок – 3 - 6 наименований;
- горячих – 1 - 3;
- вторых горячих блюд с разными продуктами (мясо, птица, рыба) – 1 - 4;
- гарниров – 1 - 4 (овощи, рис, грибы);
- хлебных изделий (пирожки, лаваш, булочки) – 200 г на человека;
- сладких блюд – 2;
- фруктов – по 200 - 300 г;
- минеральной, фруктовой воды – по 300 - 800 г;
- соков – по 200 г;
- при этом некоторые угощения (икра, копчёности, сыры) стоит рассчитывать, исходя из объёма 0,25 – 0,5 порции на 1 человека.
Выбрать оптимальное количество спиртных напитков поможет изучение списка приглашённых, но в среднем, оправдывает себя следующий расчёт:
- 200-400 мл крепких напитков;
- 400-700 мл шампанского, вин на 1 человека.
Как говорится, самое главное - праздник не только весело начать, но и вовремя закончить. Продолжительность мероприятия тоже повлияет на объём напитков и закусок.
Какие блюда предпочесть?
Вкусные, ароматные, искусно оформленные блюда на изысканно сервированных столах как ничто другое создают праздничный настрой и объединяют людей. А вкусы у всех разные. Чтобы удовлетворить большинство гостей, удивить и познакомить с оригинальными, фирменными блюдами, нужно предварительно изучить банкетное меню ресторана.
Затем учесть, что число каждого из видов угощений должно быть рассчитано на количество гостей +5% (возможные добавки и предпочтения). Оправдан весовой объём всех продуктов на персону при продолжительности застолья 5 - 7 часов – приблизительно в 1,0 – 1,5 кг. В традиционный перечень закусок и салатов можно включить:
- салаты: «Оливье», «Мимоза»,«Цезарь», «Сельдь под шубой», коктейль из морепродуктов;
- закуски: заливное, жюльен, мини-шашлычки куриные, мясное, сырное ассорти;
- основные вторые блюда: стейк говяжий, жаркое со свининой, с курицей, шашлык, люля- кебаб из телятины, филе рыбы под соусом;
- гарниры: картофель по-деревенски, гриль, фри, пюре; рис, баклажаны, овощи с шампиньонами;
- десерт: ассорти из сезонных фруктов;
- напитки: вода фруктовая и газированная, без газов; морс, пепси, квас;
- о тоже нельзя позабыть!
В среднем, на одного человека в ресторане хорошего качества такой выбор обойдётся в сумму от 1200 до 2000 рублей. Естественно, администратор предложит особые банкетные и фирменные блюда.
Праздник не будет безалкогольным?
Горячительные напитки широко представлены в меню ресторанов . Как говорит известный знаток традиций М. Жванецкий, алкоголь в малых дозах безвреден в любых количествах. Конечно, ассортимент заведения и ваша фантазия позволят определить выбор, но водка, коньяк, виски, вина, шампанские дозировать стоит в разумных пределах. Официанты всё чаще говорят о том, что пить на банкетах стали меньше. Выразим надежду на то, что в вашем случае так и будет. В среднем на напитки придётся прибавить по 500 – 800 рублей на каждого совершеннолетнего гостя.
Составим меню для свадебного застолья. Банкет – не самый кульминационный момент свадьбы, но претендует быть наиболее продолжительной и дорогой её частью. Менеджер хорошего ресторана постарается взять в свои руки все детали составления меню, но подготовить рабочий вариант полезно. Вариантов может быть несколько, определимся с главным. Приблизительно банкетное меню на свадьбу на 40 человек может выглядеть так:
Холодные закуски, салаты
Горячие блюда на выбор
- стейк говяжий – 9 шт. по 50 г;
- жаркое со свининой, с курицей – 9 шт. по 50 г;
- шашлык – 8 шт. по 100 г;
- люля-кебаб из телятины – 5 шт. по 50 г;
- филе рыбы под соусом – 9 шт. по 60 г.
Гарнир на выбор
- картофель по-деревенски, гриль, фри, пюре – 30 шт. по 75 г;<
- рис – 5 шт. по 70 г;
- баклажаны, овощи с шампиньонами – 5 шт. по 75 г;
- десерт на 8 тарелках по 250 г.
Стоит оговорить с менеджером банкета присутствие детей. Как правило, хороший ресторан предложит скидки: бесплатные блюда детям до 7 лет, 50%-ю оплату для тех, кому 8 -12 лет. Лучше составить детское меню отдельно. Предложите обеспечить кухню своими продуктами, обсудите возможность закупки спиртных и других напитков – это допускают правила многих заведений. Как любит повторять Элизабет Гилберт: «Иногда еда становится единственной твёрдой валютой».Хочется пожелать прекрасного банкета, настоящего веселья! Пусть праздник станет отправной точкой счастливого путешествия молодых по жизни!
Организацию свадьбы можно начать с выбора площадки. Вы определились с местом проведения свадебного банкета — поздравляем!
Будь то свадьба в ресторане, кафе, на летней веранде или базе отдыха — вам нужно обсудить некоторые вопросы с администратором заведения уже на первой встрече. Какие именно, мы расскажем в этой статье.
Средняя стоимость меню на человека
Обычно этот критерий становится одним из ключевых при выборе банкетного зала. Но если ресторан привлек вас своим расположением, интерьером или потрясающей кухней и вы захотели праздновать свадьбу именно здесь, даже не уточнив стоимость банкета, то самое время сделать это.
При выборе меню исходите из того, чтобы угощения хватило всем и никто не остался голодным.
Если вы привыкли не ужинать да и днем, честно говоря, тоже мало едите, то не стоит думать, что все ваши гости придерживаются такого режима питания. На свадьбе зачастую выпивается много алкоголя, а под выпивку непременно нужна разнообразная и сытная закуска.
Обычно свадебное меню включает один или два салата, одно или два горячих и всевозможные нарезки, холодные и горячие закуски, фрукты. Вместо десерта традиционно выступает свадебный торт.
Молодожёнам на заметку:
Вместо второго салата и второго горячего можно подать общие блюда, рассчитанные на несколько человек. К примеру, салат в более крупной посуде — из расчета один на четверых или один на стол, если за столом сидит не слишком много гостей. В роли общего горячего может выступать шашлык, рыба или мясо от шеф-повара, которое официанты выносят на большом блюде и разрезают на порции, чтобы каждый желающий мог взять себе кусочек. Такие горячие блюда будут также украшением стола, так как обычно не только выглядят аппетитно, но и сервируются очень красиво.
Но и перебарщивать с количеством блюд тоже не стоит. Оценивайте возможности ваших гостей здраво: банкет длится 5-6 часов, если останется слишком много еды, то вы рискуете не доесть ее всю даже на второй день.
Стоимость аренды зала
Нужно иметь в виду, что если ваша свадьба не очень многочисленная, а выбранный ресторан — большой и вмещает значительное количество гостей, то администрация может включить в ваш счет стоимость аренды зала.
Вам могут предложить не закрывать заведение на банкетное обслуживание, чтобы не брать аренду, но не советуем соглашаться на такое.
Представьте, что в соседнем зале или даже вместе с вами будут ужинать посторонние люди — ситуация не из приятных. Тем более если среди них будут особо активные или не слишком трезвые граждане. Свадебное торжество может быть испорчено.
Уточняйте стоимость аренды заранее, а также попробуйте договориться, чтобы как-то избежать необходимости ее платить. Возможно, придется заказать еще что-нибудь из меню или пригласить еще несколько гостей. Но часто это обходится дешевле, чем просто «платить за стены».
То же касается и работы официантов, особенно на открытых свадебных площадках. Уточните, входит ли их работа в стоимость, чтобы не получить неприятный сюрприз в день торжества.
Возможность привезти свой алкоголь и продукты
Этот аспект подготовки к свадьбе также крайне важен, потому что ресторанные наценки на алкоголь в любом случае сильно ударят по вашему карману, если вы будете заказывать все напитки по карте бара. Обычно администрация идет навстречу и дает возможность частично или полностью привезти на банкет свой алкоголь.
Добавить свой алкоголь к ресторанному чаще всего позволяют в том случае, если вы обязаны сделать только минимальный заказ (рассчитывается по граммам крепких и некрепких алкогольных напитков на человека) или ваши гости пьют какой-то элитный алкоголь.
Что касается других продуктов, то часто администрация разрешает привезти нарезки (элитная колбаса, мясо, сыры, фрукты) и все, что нужно для чайного стола (чай, кофе, сахар-рафинад, шоколадные конфеты, сухофрукты) .
Если вы хотите видеть на своем банкете какие-то блюда и напитки, которых нет в меню, не стесняйтесь спрашивать, можно ли привезти их самим.
Возможность забрать оставшееся угощение с собой
Практика показывает, что в конце свадебного банкета все равно остаются закуски и нарезки, которые жалко выбросить. Тем более, большинство пар празднует свадьбу два дня: что не съели в первый день, доедят во второй.
Попросите персонал упаковать оставшуюся еду в пластиковые контейнеры. Вас могут попросить привезти свои контейнеры и передать их на кухню или самим собрать, что посчитаете нужным.
Украшение зала
Для ресторанов, специализирующихся на проведении свадебных банкетов, наличие белых скатертей с юбками, салфеток и даже чехлов на стулья стало нормой. Но такое праздничное оформление зала предлагают далеко не все заведения. Если администрация предоставляет все перечисленное выше, это может сэкономить вам значительную сумму, ведь в таком случае нужны будут только акценты в интерьере и цветы.
Также необходимо подробно оговорить с администратором, какой декор вы собираетесь делать.
Иногда требуется закрыть тканью потолок или колонны — важно определиться, как будет крепиться украшение, чтобы не испортить отделку ресторана. Некоторые заведения не допускают использование живого огня, то есть о свечах в декоре придется забыть. Все нюансы лучше выяснить заранее, чтобы не возникло проблем в процессе подготовки украшения.
Звуковая аппаратура
Если вы наняли профессионального ведущего, то со звуковой аппаратурой никаких проблем не будет. У каждого уважающего себя ведущего есть микрофон или гарнитура, а также ди-джей, с которым он работает в паре. Ди-джей, как правило, с собственным оборудованием.
Но встречаются заведения, где свою аппаратуру подключать не разрешается. Еще реже, но бывают случаи, когда ресторан предоставляет на мероприятия только своего ди-джея.
В таком случае нужно договориться о том, чтобы ведущий подъехал в ресторан заранее и решил все спорные вопросы, касающиеся музыкального сопровождения вашей свадьбы. А лучше постарайтесь уговорить администрацию ресторана сделать для вас исключение и довериться профессионалам, которые будут работать на вашем торжестве.
Важные мелочи
Нюансов, которые могут потребовать согласования с администрацией ресторана, на самом деле немало. Если у вас возникают вопросы, смело звоните в ресторан и решайте все заранее, чтобы не отвлекаться во время банкета.
Вопросами, которые нужно задать администратору, могут быть:
- Можно ли продлить время банкета, до скольки, как оплачивается дополнительное время?
- Можно ли на крыльце ресторана разбить бокалы на счастье?
- Можно ли сорить лепестками и взрывать хлопушки в ресторане и около него?
- Можно ли устроить на площадке перед рестораном салют?
- Где переодеваться артистам, которые будут выступать на банкете?
- Есть ли в ресторане специальный столик на колесах, на котором будет вывезен свадебный торт?
- Достаточно ли места в холодильнике, чтобы торт в нем поместился (если у вас высокий многоярусный торт) ?
- Когда можно привезти свои продукты и алкоголь, можно ли заранее охладить напитки?
- Во сколько можно начать украшение зала к банкету?
- Сообщите, в какое время необходимо покормить людей, работающих на вашей свадьбе: фотографа, оператора, ведущего и диджея.
Пусть ваш свадебный банкет будет продуман в мельчайших деталях!
Сейчас рестораны перестали быть только лишь местом уединения для пар и семейных обедов. Они стали отличным вариантом для празднования любого события и мероприятия в кругу коллег. Проще говоря, кафе и рестораны для банкета сейчас совсем не редкость. В заведениях отмечают Новый год, день рождения начальника, юбилеи компаний, 23 февраля и 8 марта, в общем, собраться с друзьями-сослуживцами можно не только на рабочем месте, но и сплотить коллектив в неформальной обстановке.
С чего начать выбор заведения?
Для примера, вот сайт ресторанного комплекса Десперадо http://vdesperado.ru/ - там вы можете посмотреть предложенное меню, основные расценки и т.д. Обратите внимание на интернет-каталог http://voronezh.gidm.ru/restoraciya/banketnye-zali , в котором вы сможете найти любой кафе и ресторан с танцполом и живой музыкой. Пройдя по ссылке, вы попадёте на страничку понравившегося вам места.
Следом встает вопрос: как же выбрать заведение? Многих привлекают кафе и рестораны с живой музыкой, это становится все более популярно, кому-то нужен танцпол, для кого-то имеет большее значение кухня и бар, и все эти пожелания обязательно нужно учитывать при выборе места. Мы поможем вам определиться с кафе и подскажем на что нужно обратить пристальное внимание, как не прогадать с празднованием и подберем идеальный ресторан, который, вероятно, станет вашим фаворитом на долгие годы и любимым местом для всей компании.
Первый шаг: определиться со временем.
Лучше всего, конечно, заранее подумать о празднике и не тянуть время, не стоит ждать того, что все рестораны будут готовы принять вас по первому пожеланию. В идеале, нужно начинать планировать и продумывать мероприятие за несколько месяцев, особенно в том случае, если речь идет о всеобщих праздниках, таких как Новый год, День защитника отечества, Международный женский день и других, ведь не только вы и ваши коллеги хотите повеселиться, и не факт, что другая компания не опередит вас с бронью идеального местечка. Но даже если вы планируете отмечать день рождения фирмы, нет никаких гарантий, что конкретно этот день будет свободен, ведь сейчас в ресторанах отмечают свадьбы, дни рождения, и как правило, в хороших кафе, которые предлагают услуги проведения банкетов, дни расписаны заранее, особенно в весенне-летний период. В общем, все говорит в пользу того, что стоит начинать подготовку заранее.
Но что же делать, если вас все же опередили и необходимая дата уже забронирована кем-то другим? Без паники. Обычно праздник с коллегами хоть и привязан к некой дате, но все же позволительны два-три дня подвижки вперед или назад по календарю, поэтому уточните у администраторов свободны ли дни соседних чисел. Если все же не получается перенести празднование или кафе отказывает в проведении банкета и соседние даты, ищите другие варианты, скорее всего Вы найдете еще более привлекательный вариант, который к тому же может оказаться куда более выгодным.
Второй шаг: пространство и вместимость.
Согласитесь, местечко может быть сколь угодно удобным и уютным и нравится всем вашим коллегам, но если места там хватает не на всех никто не будет стоять у столика и ждать освободившегося места или танцевать сидя за столом. Безусловно, важно, чтобы каждый чувствовал себя комфортно, и все приглашенные могли без проблем разместиться в пространстве, предложенном заведением, поэтому стоит здраво оценивать возможности ресторана. Обязательно при разговоре с управляющим или администратором стоит помнить о танцевальной зоне и уточнить этот момент заранее, ведь если вы договариваетесь на зал, который рассчитан для 60 приглашенных, вполне возможно, что из них на комфортную рассадку за столами могут претендовать только лишь 40-50 человек, а остальное место предназначено для танцев. Этот момент необходимо сразу обсудить и выяснить подробности, чтобы не оказаться потом перед лицом неприятной неожиданности.
Третий шаг: расположение заведения.
Помимо других аспектов, нельзя выпускать из внимания такой момент, как место расположения ресторана. Нужно продумать приблизительные маршруты каждого из сотрудников, понятно дело, что в большой фирме сделать это затруднительно, но можно воспользоваться такой идеей: предложить небольшой опрос на тему где и кто проживает на данный момент, чтобы исходя из районов города, в которых живут люди, сузить выбор места для празднования корпоратива. Чаще всего, бывает так, что сотрудники живут в разных концах города, и для того чтобы в равных условиях находились люди, живущие в Железнодорожном и Юго-Западном районах, удобнее всего было бы остановиться на ресторанах Центрального района, к тому же, как правило, в центре города выбор заведений гораздо шире. Подумайте о сотрудниках-автомобилистах — обязательно наличие парковочных мест, а лучше всего охраняемая стоянка, и не забудьте о тех, кто поедет на общественном транспорте — желательно, чтобы остановка была поблизости.
Четвертый шаг: интерьерные решения
Обсудите с администрацией кафе, как они украсят помещение для вашего банкета. Попросите их, по возможности, предоставить вам фотографии с других, проведенных ранее в их заведении корпоративов и вечеринок. Если вы хотите провести тематическую и костюмированную вечеринку, уточните, есть ли возможность украсить помещение по вашим распоряжениям и на ваш вкус, а так же сколько это будет стоить. Если же вы планируете классический вариант праздника, все равно стоит обратить внимание на некоторые детали антуража: посмотрите на цветовую гамму оформления, на фактуру тканевых поверхностей — скатерти, салфетки, чехлы на стульях. Спросите заранее входит ли базовое оформление зала в стоимость всего банкета или же оплачивается отдельно. Так же обязательно обратите внимание на дефекты мебели и других предметов интерьера, а если не хотите переплачивать обратите на это внимание администратора, так же можете уточнить стоимость испорченного имущества заранее и предупредить коллег об этом прайс-листе загодя.
Пятый шаг: кухня.
Сейчас в ресторанах есть большое разнообразие кухонь на любой вкус и цвет любого гурмана, вам могут предложить блюда Японии, Кавказа, Франции, Италии, все большую популярность обретает русская и украинская кухня, но как мы уже говорили, такое разнообразие означает и большой выбор для каждого человека, а потому могут возникнуть разногласия при выборе меню. Опять же, можно заранее прибегнуть к опросу, а когда предпочтения будут выяснены, определить кухню большинством голосов, кстати, сейчас есть рестораны, сочетающие в себе разные кухни мира, например итальянскую и французскую, Аргентину, Испанию и Италию в одном меню, это будет отличным компромиссом для всех. После того, как определились с кухнями, нужно разобраться с составлением банкетного меню, обратите внимание на размер порций, обсудите порядок подачи блюд, определитесь с напитками: хотите ли вы начать с них трапезу или завершить ими. Уточните у администрации что из еды можно принести с собой, как правило, на банкетах допустим свой алкоголь, а в некоторых случаях фрукты и конфеты. Вопрос с алкоголем довольно актуален, ведь ресторан может не предлагать конкретно того спиртного, которое будет по душе вашим гостям, а так же существенен вопрос цены, ведь обычно, в заведениях цена алкоголя на порядок выше. В том случае, если вам было отказано в своем спиртном, исходя из соображений выгоды лучше будет подыскать другой ресторан. Обязательно спросите каков средний чек на одного человека и каким образом будут оплачиваться дозаказы, это важно и это нужно знать вашим коллегам до начала мероприятия. Еще один значимый аспект подготовки: вам должно быть известно время работы ресторана, вы должны осознавать количество времени, необходимого для отмечания праздника и точно соотносить его с режимом работы заведения, вы ведь не хотите в разгар банкета получить уведомление о том, что нужно в скором времени освободить помещение или доплатить персоналу за внеплановую временную затрату.
Шестой шаг: договор.
Только тогда, когда вы на сто процентов уверены и только тогда, когда все нюансы учтены и все моменты обговорены с персоналом ресторана и согласованы с сотрудниками, можно приступать к заключению договора. В этом документе необходимо указать все аспекты, которые могут вызвать разногласия: укажите точную стоимость и время, на которое вы арендуете помещение, укажите выбранное вами меню и что будет входить в цену оплаты банкета, если есть какой-то процент оплаты за обслуживание, он тоже должен быть учтен. Письменное соглашение — это то, что обезопасит вас от неожиданных неприятностей, убережет от любых попыток обмана и не даст возможности нажиться за ваш счет.
